چگونه با مذاکره در زندگی شخصی و کاری پیشرفت کنید؟ تکنیک‌هایی که هیچ کس نمی‌داند!
مذاکره یکی از مهم‌ترین مهارت‌های زندگی فردی و اجتماعی می‌باشد. داشتن مهارت در مذاکره می‌تواند تاثیر چشمگیری در همه‌ی ابعاد زندگی فردی و اجتماعی ما داشته باشد. اما چگونه می‌توان این مهارت را آموخت.
مذاکره، فرآیندی باز است تا دو طرف بتوانند به راه حل قابل قبول برای مسئله‌ی مشترک بین خود برسند. مذاکره شرایط خاصی دارند تا طرفین بتوانند به بهترین نتیجه دست یابند. در زیر به بررسی برخی از مهم‌ترین شرایط مذاکره می‌پردازیم.
- یک مسئله‌ی مشترک بین دو یا چند گروه پیش آمده باشد.
- یک تضادِ عمده در منافعِ طرفین وجود داشته باشد.
- طرفین احساس کنند با مذاکره به نتیجه‌ی بهتری خواهند رسید.
- طرفین می‌خواهند با هم همکاری کنند، به جای اینکه مسئله‌ی حل نشده‌ای داشته باشند و یا در وضعیتِ غیر کار آمدی قرار بگیرند.
شرکت «نینجا»، یکی از بزرگترین کارخانه‌های ساحل شرقی امریکا می‌باشد. این شرکت هر ۵ سال یک آگهی به منظور استخدام یک پیمانکار برای تمیز کردن و رنگ کردن کارخانه درخواست می‌دهد.
پس از انتخاب پیمانکار، این شرکت برای بدست آوردن بهترین قیمت، فرآیند مذاکره را آغاز می‌کند. این شرکت پیشنهاد‌های زیادی از سوی پیمانکاران دریافت می‌کند و در نهایت تصمیم می‌گیرد با شرکت «وت پینت بیز» وارد مذاکره شود. برای مذاکره ۵ مرحله وجود دارد که به شرح زیر است:
- آماده سازی و برنامه ریزی
- تعریف قوانین کلی و اساسی
- شفاف سازی و توجیه سازی
- معامله و حل مسئله
- خاتمه و اجرا
حال به شرح تک تک مراحل می‌پردازیم. شرکت «نینجا» و شرکت «وت پینت بیز» در دفتر محلی اداره‌ی شهر برای یک مذاکره‌ی بزرگ آماده می‌شوند.
آماده سازی و برنامه ریزی برای مذاکره
آماده سازی و برنامه ریزی، اولین قدم در فرآیند مذاکره می‌باشد. در این قدم، طرفین به منظور داشتن مذاکره‌ای موثر، به جمع آوری اطلاعات و سازمان دهی آن می‌پردازند.
شرکت «نینجا» و شرکت «وت پینت بیز» هر دو برای مذاکره، به طور کامل آماده می‌شوند. داشتن اطلاعات درست و کافی برای داشتن مذاکره‌ای قدرتمند بسیار موثر است.و همین موضوع سبب افزایش اعتبار طرفین می‌شود. همچنین هر دو شرکت باید نسبت به تاریخ و پیشینه‌ی شرکتِ طرف مقابل آگاهی داشته باشند و سعی کنند پیشنهادات طرف مقابل خود را حدس بزنند. هدفِ شرکت «وت پینت بیز»، تعیین بالاترین قیمت برای رنگ زدنِ کارخانه است. از طرفی شرکت «نینجا» تمایل دارد قراردادی با کمترین قیمت و بهترین کیفیتِ نقاشی با شرکت «وت پینت بیز» داشته باشد.
تعریف قوانین کلی و اساسی مذاکره
دومین قدم در فرآیند مذاکره، تعیین و تعریف قوانین اساسی می‌باشد. در این مرحله، قوانین و روش‌ها برای مذاکره برنامه ریزی و تثبیت می‌شود. مانند:
- مذاکره در کجا آغاز شود؟
- مذاکره در چه زمانی صورت خواهد گرفت؟
- آیا مسئله‌ی خاصی خارج از حدود و محدودیت‌ها وجود دارد؟
- در صورت عدم توافق، چه اتفاقی رخ خواهد داد؟
- طرفین باید قیمتی را به عنوان آغاز مذاکره تعیین کنند.
- تقاضاها و توافقات باید از ابتدا مشخص شوند.
در نهایت شرکت «نینجا» پایین‌ترین قیمتی که شرکت «وت پینت بیز» قبول می‌کند را کشف می‌کند. بعد از کشف پایین ترین قیمت را پیشنهاد می‌دهد. شرکت «نینجا» مذاکره را با قیمت ۲۵۰۰۰ دلار آغاز می‌کند. هر دو طرف توافق کرده‌اند که مذاکره در طول یک روز انجام شود. اگر در کار توافق صورت نگیرد شرکت «نینجا» مجبور می‌شود پیمانکار دیگری را برای کار نقاشی کارخانه در نظر بگیرد.
شفاف سازی و توجیه در مذاکره
بعد از اینکه قوانین تعیین شد، باید طرفین در مورد قیمت و جزئیات صحبت کنند. در این مرحله طرفین به شفاف سازی و توجیه یکدیگر می‌پردازند تا مواضع هر دو طرف به دقت و مفصل مورد بحث قرار گیرد.
در این مرحله هر کدام از طرفین فرصت دارند تا مواضع خود را به دقت روشن سازند و پیشنهاد اصلی خود را مطرح کنند. در این مرحله نباید کشمکشی صورت گیرد. بلکه طرفین به یکدیگر فرصت دهند تا یکدیگر را در موردِ شرایط و موقعیتِ خود، آگاه سازند.
شرکت «نینجا» مبلغ ۲۵۰۰۰ دلار را پیشنهاد می‌دهد زیرا معتقد است برای نقاشی کارخانه این مبلغ مناسب است و بدین منظور اسنادی را به شرکت «وت پینت بیز» ارائه می‌دهد. با رائه نشان می دهد شرکت قبلی کار نقاشی را به چه قیمتی انجام داده است. شرکت «نینجا» برای تعدیل سازی قیمت اسناد را ارائه می‌دهد.
تکنیک‌های مذاکره
زندگی یک سری از مذاکرات است. از زمانی که از خواب بیدار می‌شوید، تا زمانی که به تخت خواب خود باز می‌گردید، در حال مذاکره هستید. مذاکرات ما، کیفیتِ زندگی ما و تاثیرِ عملکردِ ما را تعیین می‌کنند. یاد گرفتنِ برقراری ارتباط بهتر و تاثیرگذاری بر افراد از مهارت‌های لازم برای تجارت محسوب می‌شود. حتی موفقیت‌های اساسی شما در گروی یادگیریِ مذاکره‌ی مؤثر با خودتان می‌باشد. اما مذاکره با خود چه معنایی دارد؟
چگونگی دستیابی به تکنیک‌های مذاکره‌ی حرفه‌ای
دست یابی به نتایجِ بهتر، ایجاد روابطِ قوی تر، دستاورد‌های عمیق و اساسی در زندگی، از یادگیریِ مذاکره با خود نشات می‌گیرد. در ابتدا عجیب به نظر می‌رسد. به عنوان مثال آیا می‌توانید با خودتان صحبت کنید بدون اینکه به خود دیوانه بگویید؟ آیا می‌توانید در مورد موضوعی با خود به توافق نرسید؟ آیا می‌توانید یک جر و بحث با خود داشته باشید؟ برنده‌ی این بحث چه کسی خواهد بود؟
این موضوع، کار سختی نیست. افراد در ابتدا معمولا به سوالات زیر فکر می‌کنند:
آیا می‌توانم بستنی بخورم و یا رژیم غذایی خود را حفظ کنم؟
می توانم پول کمتری نسبت به مبلغ تعیین شده برای اجاره‌ی پارکینگ پرداخت کنم؟
آیا امروز فلان مسئله‌ی دشوار را مطرح کنم یا باز هم صبر کنم؟
اما خیلی زود این سوالات جای خود را به سوالات مهم‌تری می‌دهند. به عنوان مثال:
من وقت خالی ندارم و رئیس از من می‌خواهد پروژه‌ی جدیدی را قبول کنم. پروژه‌ای که سود
آوری چندانی برای من ندارد. آیا برای خوشحال کردن او باید پروژه را قبول کنم؟
آیا به همکارم که از مرخصی برگشته است کمک کنم یا به من ارتباطی ندارد؟
یکی از مشتریانم برای انجامِ کاری مرا تحت فشار گذاشته است. آن کار غیر قانونی نیست، اما کاری دور از اخلاق است. آیا به او نه بگویم؟
هیچ کسی با این کشمکش‌ها بیگانه نیست. بنابراین همانطور که مشاهده می‌کنید، ما هر روز در حال مذاکره هستیم. به هر یک از این کشمکش‌ها می‌توان مانند یک مذاکره نگاه کرد. به عبارت بهتری می‌توان آن را مذاکراتِ درونی نامید. در این مذاکراتِ درونی، افرادی وجود دارند که باید همانند یک مذاکره‌ی واقعی، با آن‌ها مذاکره کنیم. آن‌ها هر کدام دارای طیفِ وسیعی از روش ها، انگیزه ها، قوانین و خواسته‌های منحصر به فرد خود هستند. آن‌ها در مغز ما منطقِ خاص خود را دارند. بنابراین شما به یک تیم مذاکره کننده‌ی درونی نیاز دارید.
جوزف کمبل، اسطوره شناس معروف، هر کدام از ما را یک قهرمان هزار چهره تعریف و توصیف می‌کند. تسلط بر هزار چهره کمی سخت به نظر می‌رسد. اگر تمامی این چهره‌ها را در خود دارید چگونه می‌توانید آن‌ها را کنترل کنید؟ چگونه می‌توانید با همه‌ی آن‌ها با موفقیت مذاکره کنید؟
برای مذاکره‌ی درونی، به یک تیم مذاکره کننده نیاز دارید. این تیم از ۴ گروه بزرگ زیر تشکیل شده است:
-
مدیر ارشد اجرایی: رویای درونی شما
-
مدیر ارشد مالی: تفکرِ درونی شما
-
مدیر منابع انسانی: عشقِ درون شما
-
مدیر عامل: جنگجوی درون شما
این ۴ مذاکره کننده‌ی درونی شما هستند. برای تحقق رویای شما، تحلیل و حل مشکلاتتان، برقرار ساختن رابطه با مردم و برای عملکرد‌های موثر، در درون شما حکمرانی می‌کنند. هر کدام از آن‌ها مهارت‌های خاص خودشان را دارند. آن‌ها ارزش، ویژگی و نقش‌های منحصر به فردی دارند.
رویای درونی شما توسط شهود، رهبری می‌شود. او انرژیِ درونیِ شما برای توانمند سازی شما می‌باشد. تفکرِ درونی شما توسط دلایل، رهبری می‌شود. این قسمت، اطلاعات را تجزیه و تحلیل و ارزیابی می‌کند. عشقِ درونی شما توسطِ عواطف و احساسات رهبری می‌شود و می‌داند چگونه روابط را مدیریت کند. جنگجوی درونی شما توسط اراده، رهبری می‌شود. جنگجو در عمل کردن برتری دارد. در دنیای کار، جنگجو برای دست یابی به حقیقت پیش می‌رود، برای ارزش‌ها ایستادگی می‌کند و آستین‌های خود را برای انجام و اتمامِ کارها بالا می‌زند.
از خود می‌پرسید آیا من یک متفکر هستم؟ آیا من یک جنگجو هستم؟ پرسیدنِ این سوالات درست نیست. در واقع سوالاتِ درست این‌ها هستند:
امروز مذاکره کنندگان من در مذاکره چگونه پیش رفتند؟
چگونه می‌توانم در آینده، مهارت‌های خود را در این ۴ زمینه بهبود دهم؟
چگونه می‌توانم با مذاکره کنندگان درونی خود مانند یک تیم کار کنم؟
چگونه آن‌ها را متعادل سازم؟
چگونه می‌توانم با خودم به صورت موثر مذاکره کنم؟
این‌ها سوالات خوبی هستند، چه برای کسی که می‌خواهد یک تیم را اداره کند و چه برای کسی که می‌خواهد یک سازمان جهانی را اداره کند. مهم‌ترین مذاکره در زندگی شما، مذاکره و رسیدن به یک توافق با خودتان است. زمانی که مذاکره با خودتان را یاد بگیرید، مذاکره با هر چیز دیگری را یاد خواهید گرفت.
