مدیران متعالیمشاوره سازمانیمقاله

اگر می‌خواهید مدیر خوبی باشید، مشکلات را حل نکنید!

مدیریت و حل مسئله

تصور کنید مدیر شرکت بزرگی هستید، و کارمندان شما در قالب گروه‌های مختلف، زیر نظر شما مشغول به فعالیت هستند. کارمندی از گروه به سمت شما می‌آید و به شما می‌گوید: “من یک مشکل بزرگ دارم”. بنظر شما مدیر خوب برای حل مسئله، چه رفتاری را از خود بروز خواهد داد؟ یا بهتر بگویم، اگر قرار باشد مدیر خوبی باشید، چه واکنشی را برای حل مسئله نشان خواهید داد؟

حل مسئله، یکی از دغدغه‌های همیشگی مدیران و کارمندان گروه است
حل مسئله، یکی از دغدغهای همیشگی مدیران و کارمندان گروه است

غریزه اولیه و طبیعی هر انسانی و بالاخص یک مدیر دلسوز، به او خواهد گفت که وقت آن رسیده آستین‌ها را بالا بزند و برای حل مسئله دست به کار شود. با خود می‌گویید: “وقتش است یک رئیس واقعی و حامی همکارانم باشم.” پس با همه توان خود را برای حل مشکل آماده می‌کنید، یک تنه در آن مشکل مداخله می‌کنید تا آن مشکل را حل کنید و همه چیز را برای آن کارمند رو به راه ‌کنید. تمام تلاش خود را می‌کنید که مفید باشید و حداکثر توجه و همت خود را برای حل مسئله کارمندتان به کار می‌گیرید. تنها چیزی که در این شرایط، برایتان مهم است از بین بردن مشکل کارمندتان و بازگشت آرامش به محیط کارتان است. اما باور کنید یا نه، در این مورد غریزه شما اشتباه و برخلاف مفید بودنتان عمل کرده است. در کمال تعجب باید بدانید، زمانیکه بعنوان مدیر، برای حل مسئله گروه دست به کار می‌شوید، یکی از بزرگترین اشتباهاتی که اکثر مدیران زمانی که در ابتدای راه هستند، ممکن است مرتکب شوند، را تکرار خواهید کرد.
من قبلا، در فایل صوتی Heartbeat podcast خود، در گفتگویی که با Wade Foster مدیر عامل شرکت Zapier داشتم این مفهوم غیرمنطقی و عجیب و غریب، را یادآوری کرده‌ بودم و حتی با خود وید درباره صحت و درستی تجربه‌ای این چنینی بارها همصحبت شدیم. اگرچه شرکت او، امروزه بیش از ۲۰۰ کارمند و بیش از ۲ میلیون کاربر دارد، وید پذیرفته بود که چطور روزهای اول بعنوان مدیر عامل این شرکت، این تجربه را درمحیط کاری خودش داشته و با این موضوع در تقلا بود که کارمندان برای حل مسئله به او مراجعه می‌کردند و از او کمک می‌خواستند.
” زمانی که شما برای مشکل شخص دیگری، دست به کار‌ می‌شوید و تلاش می‌کنید آن را حل کنید، در واقع شما، نقش خود را اشتباه گرفته‌اید. شما آن شخص را برای حل مسائل سازمان استخدام کرده‌اید، پس از او انتظار می‌رود که وظیفه خود را به درستی انجام دهد. اگر او نتواند مشکلاتش را با تلاش خودش برطرف کند پس چگونه می‌تواند در شرایط بحرانی، به حل مسئله گروه بپردازد. در نتیجه، باید بگویم شما در استخدام این فرد اشتباه کرده‌اید.”

سعی کنید در حل مسئله، کارمندتان را با مشکل روبرو کنید و فرصت حل مشکل را به او بدهید
سعی کنید در حل مسئله، کارمندتان را با مشکل روبرو کنید و فرصت حل مشکل را به او بدهید

مدیران و حل مسئله

به عبارت دیگر، نقش شما بعنوان یک مدیر، حل مشکلات نیست. شما فقط می‌توانید به دیگران کمک کنید، تا خودشان مشکلاتشان را حل کنند. رهبری، نوعی نظارت است که با آن، تیم خود را از میان آب‌های خطرناک، صخره‌های ناهموار و موقعیت‌های بحرانی نجات داده و به سمت مقصد مورد‌نظر هدایت می‌کنید و به اعضا و افراد خود این اطمینان را می‌دهید که در طول مسیر تغذیه شده و احساس آرامش داشته باشند. اما شما نمی‌توانید ناظر و رهبر خوبی باشید اگر خودتان تمام پاروها را در طول مسیر حرکت دهید.
موضوع قایق را با موضوع بزرگتری مقایسه کنید، یک مدیر خوب، سرپرست ملوانان کشتی است، نه یک قایقران. این سردرگمی و جابجایی نقش‌ها در حل مسئله که سهوا ایجاد می‌شود، در صورت عدم آگاهی و رفع آن، به یک نتیجه بسیار نامطلوب و مضر برای اهداف و فعالیت‌های گروه ختم خواهد شد. شما با این کار یک مانع به‌حساب می‌آیید، چون کارمندانتان با وجود پشتیبانی زیاده از حد شما، نخواهند توانست روش‌های حل مسئله را به تنهایی بیاموزند و این باعث می‌شود، همیشه نگاهشان به حضور و حرکت از سمت شما باشد. تیم شما هرگز نمی‌تواند کشف کند که چطور با دستانشان، چرخ دنده‌های مشکل را حرکت دهند. آن‌ها هیچ زمان یاد نخواهند گرفت که چطور مسائل خود را حل کنند. زمانیکه شما به جای تمام اعضای تیم، فکر می‌کنید و مشکلات را حل می‌کنید، اعضای تیم شما دیگر نخواهند توانست در هنگام برخورد با مسائل ازفکر خود استفاده کنند و برای حل مسئله، ایده‌پردازی کنند.
شما همچنین با این دخالت خود ناخواسته قدرت و امکان موفقیت تیم خود را کاهش خواهید داد. هر مشکلی-به خصوص “از نوع سخت آن”- در مسیر هدف، انتظار شما و کارمندان تیمتان را می‌کشد. حال تصور کنید، چه پیش خواهد آمد اگر آن زمان شما در محل کار و کنار تیم نباشید؟ یا در آن زمان با کارفرماها و پروژه‌های دیگری مشغول باشید؟ خب، همه برای حل مسئله مجبور هستند منتظر آمدن شما بمانند. به بیانی دیگر، شما به یک عامل مخل در عملکرد طبیعی تیم تبدیل می‌شوید که مانع پیشرفت تیم خواهد شد.

در حل مسئله، هرکس وظیفه و مسئولیت خودش را دارد
در حل مسئله، هرکس وظیفه و مسئولیت خودش را دارد

مدیران برتر، این تله را در حل مسئله می‌شناسند و تمام تلاش خود را دارند که از وسوسه افتادن در آن دام، دوری کنند. پس آن‌ها ترجیح می‌دهند کار مفیدی انجام دهند. به تیم کمک می‌کنند تا خودشان برای حل مسئله دست به کار شوند و درباره مشکل فکر کنند. با این کار سرعت پیشرفت تیم را افزایش خواهند داد.

حال باید ببینیم یک مدیر، چطور می‌تواند حل مسئله را درست انجام دهد؟

با پرسیدن سوالات وید، مدیر عامل شرکت Zapier این کار را پذیرفت، و از آن بعنوان “روش سقراطی” نام برد که به تیمش در حل مسئله و رویارویی با مشکلات کمک می‌کند و سرانجام دیده می‌شود که این کار به نتایج بسیار بهتری منجر شده است.
سولات را از اعضای تیم خود بپرسید و آن‌ها خود برای یافتن پاسخ، دست به فعالیت و فکر خواهند زد. سوالات و مشکلات را مطرح کنید و مسائلی که تیم ممکن است با آن‌ها برخورد داشته باشد را برایشان شفاف و واضح بیان کنید، با این کار ترس و دلهره از مسیر روبرو در حل مسئله برای اعضای تیم کاهش پیدا می‌کند. سوالات خود را بپرسید و منتظر بمانید تا اعضای تیم، پاسخ‌هایشان را بعد از مدتی فکر و تمرکز و تلاش ارائه دهند، چه بسا پاسخ‌های آن‌ها بهتر و کاربردی‌تر از پاسخ خود شما باشد.
در این قسمت، ۱۶ سوال رایج عنوان شده، که شما می‌توانید به عنوان یک مدیر کارآمد از آن‌ها در جهت حل مسئله استفاده کنید و در گروه خودتان مطرح کنید، به جای آنکه خودتان پیشاپیش برای حل مسئله، در آن شیرجه بزنید:
۱-به نظر شما دلایل و ریشه‌های اصلی که باعث ایجاد این مشکل شده‌اند، چه می‌تواند باشد؟
۲-نظرات، پیشنهادات، راه‌حل‌های احتمالی، و فعالیت‌های عملی که برای حل مسئله در نظر دارید، چیست؟
۳-نقاط قوت و نقاط ضعف هر کدام از این فعالیت‌ها چیست؟
۴-در این مورد و مشکل، شما موفقیت و پیشبرد را چگونه تعریف می‌کنید و در چه می‌دانید؟
۵-آیا می‌دانید در این مسیر چطور موفق خواهید شد؟
۶-مهمترین نتایج و دستاوردها در این مسیر و فعالیت، کدامند؟

به جای تمرکز روی مسئله و مشکل، از کارمندانتان بخواهید روی راهکارهای حل آن تمرکز کنند
به جای تمرکز روی مسئله و مشکل، از کارمندانتان بخواهید روی راهکارهای حل آن تمرکز کنند

7-بدترین نتیجه و پیشامد ممکن از این فعالیت یا مشکل، چه می‌تواند باشد؟
۸-احتمال پیشامد کدام نتایج در حل مسئله بیشتر از بقیه است؟
۹-کدام بخش از موضوع یا مشکل، بنظر مبهم و گیج‌کننده می‌آید و یا پیش‌بینی آن مشکل است؟
۱۰-تا به امروز، آن را امتحان کرده‌اید؟
۱۱-تمایل اصلی شما برای راهی که انتخاب کرده‌اید در این فعالیت، چیست؟
۱۲-آیا راه‌حل دیگری علاوه بر این راه‌حل‌های اولیه که به ذهنتان رسیده، در حل مسئله وجود دارد؟ اگر بیشتر فکر کنید، امکان یافتن راهکارهای دیگر وجود دارد؟
۱۳-این تصمیم، چه شرایط و الزاماتی به همراه دارد؟
۱۴-آیا راه‌حلی ساده‌تر از آنچه پیشنهاد شد، وجود دارد؟
۱۵-چه اتفاقی خواهد افتاد، اگر به هر دلیل نتوانید آن کار را انجام دهید؟
۱۶-موضوعی وجود دارد که برای حل مسئله بخواهید در این فرصت کوتاه اولیه، درباره آن صحبت کنید یا توضیح خاصی بدهید؟
آنچه که شما باید در زمان پرسیدن سوالات و مطرح کردن مسائل به آن دقت کنید این است که بیشتر کارمندان در آن لحظه یک جواب یا شاید چندین جواب، برای سوال‌هایتان خواهند داشت. اما آن‌ها در آن زمان آشنایی چندانی با مشکل ندارند و همین موضوع آن‌ها را نگران می‌کند که مبادا پاسخ یا راه‌حل اشتباه ارائه دهند.

با طرح سوالات هدایت کننده، می‌توانید کارمندان را به تجزیه و تحلیل مسئله هدایت کنید.
با طرح سوالات هدایت کننده، می‌توانید کارمندان را به تجزیه و تحلیل مسئله هدایت کنید.

فرایند پرسیدن سوالات، فقط برای این هدف نیست که به کارمندان کمک شود تا بتوانند واضح‌تر و روشن‌تر مشکلات و مسائل را ببینند، بلکه بیشتر برای این است که به آن‌ها ثابت شود، بیشتر از آنچه که تصور می‌کنند، می‌دانند.
به آن‌ها ثابت می‌شود که تواناییهایشان در حل مسئله و مشکلات، بسیار بیشتر از آن است که فکر می‌کنند و حتی بیشتر از تصوراتشان در کاهش مشکلات و پیش‌بینی آنها، توانا هستند. وظیفه شما به عنوان رهبر و مدیر، صرفا کمک به شفاف ‌سازی مسیر و روند تفکر نیست، شما می‌توانید با دادن اعتماد به نفس به کارمندانتان، به آن‌ها کمک کنید تا بیندیشند و با قدرت از ایده‌ها و تفکراتشان صحبت کنند و آن‌ها را برای حل مسئله ارائه دهند. همانطور که وید مدیر عامل شرکت می‌گوید: “شما باید تلاش کنید، کارمندان تیم خود را به این درک برسانید، “آنچه را که باید انجام دهند، به خوبی می‌دانند.” فقط کافی است با اعتماد به نفس، دست به کار شوند و برای هموار کردن مسیر پروژه و حل مسئله، آنچه را که به آن ایمان دارند و از آن آگاه هستند، را انجام دهند. در آخر، باید بدانید یک مدیر خوب و لایق، در حل مسئله باید بر توانایی‌ها، قابلیت‌ها و ظرفیت‌های اعضای تیم خود تمرکز می‌کند، نه بر توانایی‌های خودش.

امتیاز شما به مقاله

امتیاز کاربران: اولین نفر باشید!

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا
بستن
بستن